Vier weken lang werkten de salarisprofessionals van Infin tot half tien 's avonds door, van maandag tot en met vrijdag. Twee collega's vielen bijna uit. Remy Munten, partner bij Infin, zegt er zelf over: "Toen dacht ik: dit kan zo niet langer."
Dat verhaal is geen uitzondering. Salarisadviseur Marianne van der Meijde zegt het zo: "Januari is gekkenhuis." Bijna iedereen in ons vak kent weken van zestig of zeventig uur. En omdat iedereen het kent, vragen we ons nauwelijks nog af of het anders kan. Remy leerde van zijn eerste teamleider dat piekdrukte in januari "part of the job" is. "Dat maakt dat je het niet meer bevraagt."
Ik ben zelf geen salarisprofessional. Toen ik in november begon als Managing Director van GearSoft, wilde ik graag kennismaken met onze klanten. Telkens was het antwoord hetzelfde: graag, maar pas na januari. En in die kennismakingen hoorde ik steeds hetzelfde terug: januari heeft er nog nooit normaal uitgezien.
Tot ik ook het andere geluid hoorde. Klanten zoals Infin gebruiken onze software juist om dat te veranderen. Daar heb ik mijn persoonlijke doel van gemaakt: een overwerkvrije januari voor iedere salarisprofessional. Deze blog is de start van een serie. De komende acht weken deel ik elke week een tip, een verhaal of een controle die je nu al kunt inplannen.
Dit jaar volgden ruim 60 deelnemers onze Data-analyse training. Ik vraag hen wat ze hebben meegenomen en hoe ze de jaarwissel anders gaan aanpakken. Met hun toestemming deel ik dat in deze serie, zodat je ook van collega's kunt horen hoe zij het gaan doen.
Infin verzorgt de salarisadministratie voor ongeveer 1.800 werkgevers. Twaalf à dertien salarisprofessionals werken daarvoor. Ze lieten twee collega's van procesoptimalisatie, die niets van salariswerk wisten, de hele januari-operatie doorlichten. Het grootste voordeel zat in het controleren: de software haalt over de hele klantenportefeuille tegelijk boven water wat er gecontroleerd moet worden. Vroeger zochten ze dat zelf, klant voor klant, bijna loonstrook voor loonstrook.
Het resultaat in januari: 60% minder overwerk. Remy noemt het "een verademing". Dat de daling niet groter was, lag volgens hem aan externe factoren en aan de onboarding van nieuwe klanten, en voor volgend jaar verwacht hij nog meer. Op de januari-pagina van hun kalender staat sindsdien in grote letters: "Geen overwerk".
Een detail dat me bijbleef: bij Infin hangt een kalender waarop per maand uitgewerkt staat wie wat wanneer doet. Bij januari staat in grote letters "Geen overwerk". Die poster was voor mij de inspiratie om een eigen GearSoft jaarovergangkalender te maken.
Daarmee wil ik niet zeggen dat je minder moet controleren. Marianne heeft het mooi verwoord. Ze werd opgeleid om elk loonstrookje handmatig te controleren, pen in de hand. "In principe is dat een mooie benadering van het vak", zegt ze, maar het is niet houdbaar bij duizend loonstroken per fte. Een poosje checkte ze alles dubbel. Tot ze merkte dat GearSoft haar steeds precies de gegevens liet zien die ze toch al wilde controleren.
Haar conclusie: "Je controleert nog steeds, maar veel gerichter." De verschuiving zit in de volgorde. Je begint niet per klant, maar bij de hele portefeuille. De afwijkingen komen vanzelf naar boven, en daar besteed je je aandacht aan. En de winst zit niet alleen in tijd: onder hoge druk sluipen er fouten in je werk, en door gerichter te controleren vang je ze eerder op.
Meer lees je in de klantcase van Infin en het interview met Marianne.
Volgende week ga ik dieper in op het loslaten van het dubbel checken. Heb jij een plan om de jaarwissel anders aan te pakken? Reageer gerust, dan neem ik het mee in de serie.
Ralph, Managing Director GearSoft